Trang chủ Tuyển dụng/ Bố trí + Tuyển dụng Làm thế nào để dẫn dắt một cuộc phỏng vấn

ĐĂNG NHẬP



TIN TỨC

Làn sóng sa thải nhân viên trong doanh nghiệp

Được đích thân tổng giám đốc mời về làm phụ trách truyền thông với mức lương tháng gần 2.000 đôla, vậy mà giờ đây Đức lại nằm trong diện...

Tin mới | Administrator | Tuesday, 6 September 2011

Đọc tiếp

More in: Tin mới

100%
-
+
1
Hiện tùy chọn
Làm thế nào để dẫn dắt một cuộc phỏng vấn PDF Print E-mail
Written by Le Anh Viet   
Monday, 18 August 2008 14:34

hrNếu như công ty của bạn có một vị trí quan trọng chưa có người đảm nhiệm, hãy luôn nhớ rằng tuyển dụng được những nhân viên tốt sẽ là nền tảng cho mọi thành công trong kinh doanh sau này. Nhưng việc tuyển lựa sao cho được đúng người nhân viên mà ta đang cần lại là một công việc vô cùng khó khăn, phỏng vấn thường luôn là bước đi quan trọng nhất trong quá trình tuyển chọn nhân viên. Sau đây sẽ một số gợi ý để bạn có thể tìm ra người “Nhân viên tiêu biểu” của công ty bạn trong số vô vàn các ứng viên đang xếp hàng.

 

Bước 1: Hãy chuẩn bị trước việc tìm hiểu những thông tin cơ bản.

 

Mục đích: Giảm thiểu những việc hỏi đáp lấy thông tin làm quen và tăng cường thời gian chia sẻ với ứng viên.

 

Khi tham gia một cuộc phỏng vấn, mỗi giám khảo nên nghiên cứu kỹ trước hồ sơ của ứng viên mà mình sẽ gặp mặt. Hay ít nhất cũng nên đọc qua một lần bản tóm tắt cá nhân, thư dự tuyển và những tài liệu liên quan đã có tại hồ sơ. Bằng cách này bạn sẽ không mất thời gian vào phần đầu của buổi phỏng vấn để hỏi lại những thông tin về tiểu sử, bằng cấp… của ứng viên.

 

Trước khi bắt đầu một buổi phỏng vấn thực sự, hãy chắc chắn rằng bạn có đủ những thông tin mà mỗi ứng viên đã cố gắng trình bày trong hồ sơ, những gì mà họ đã viết ra về các khả năng có thể đem lại cho vị trí yêu cầu. Google - một công ty luôn tự hào về những tiếp cận sáng tạo trong cách thức tuyển dụng đã sử dụng bản câu hỏi thiết kế cho các ứng viên trả lời online. Vì đây là một công ty kỹ thuật nên rất nhiều câu hỏi đều mang tính chất chuyên môn cao: một ứng viên được yêu cầu thiết kế một hệ thống có thể xuất ra một báo cáo về 1 triệu tìm kiếm nhiều nhất trên Google, và chỉ được sử dụng những ứng dụng tự viết ra hoặc những phần mềm mã nguồn mở. Những câu hỏi khác của Google cũng nhằm xoay quanh, tìm ra những kinh nghiệm không chính quy mà ứng viên có thể được đào tạo tại bất kỳ trường lớp nào. Những câu trả lời có khi có cả những câu chuyện vui về các sở thích mà ứng viên đang say mê như leo núi hay viết tiểu thuyết... Giám đốc điều phối nhân sự của Google - Arnnon Geshuri nói: “Nếu chúng tôi tìm thấy những cá nhân đã làm những công việc thú vị, họ sẽ chính là những người có được sự liên kết tốt nhất với tập thể tại công ty”

 

* Điểm nhạy cảm cần chú ý

 

Chúng ta nhận ra rằng, càng ngày thì những trang blog và những website cá nhân kiểu như MySpace và Facebook càng có thể giúp chúng ta nhiều hơn trong việc tìm hiểu thêm về thông tin của một cá nhân. Thậm chí khi một cá nhân đăng những thông tin này họ cũng không hề nghĩ tới khả năng có thể nhà tuyển dụng sẽ dùng nó chúng làm kênh tham chiếu thông tin bổ xung. Và cho dù các thông tin có khi không liên quan gì nhiều tới công việc, nhưng có lẽ chúng sẽ vẫn có ích cho việc bổ xung thông tin một cách không chính thức. Trưởng phòng tuyển dụng của General Electric - Steve Canale nói: “Chúng tôi chỉ coi đó đơn thuần là những thông tin cá nhân và không cố ‘đào bới sâu’ vào những vấn đề này”. Khi tiếp cận nguồn thông tin này bạn cũng nên nhớ rằng, những ứng viên nếu biết rằng thông tin tại website cá nhân đã được đánh giá cùng với những bản CV, họ có thể sẽ thấy khó chịu và có thể đã xuất hiện cả những vấn đề vi phạm riêng tư ở đây. Một nguyên tắc nên áp dụng là hãy hỏi thêm ứng viên rằng liệu họ có thêm nguồn thông tin online nào mà bạn có thể tham chiếu hay không? Câu hỏi này có thể sẽ giúp bạn tiếp cận tới nguồn thông tin này với sự cho phép chính thức của ‘tác giả’.

 

* Chú ý những vấn đề pháp chế

 

Quá trình phỏng vấn bị chi phối bởi rất nhiều điều khoản tại luật lao động, nó phải luôn đảm bảo tuân thủ những yêu cầu riêng tư về thông tin cá nhân của ứng viên và sự công bằng trong quá trình tuyển chọn. Nhà tuyển dụng không được đề cập đến những câu hỏi về tôn giáo, xuất thân, tuổi tác, chiều cao, cân nặng, tình trạng hôn nhân, sự tàn tật, hay giới tính… chỉ trừ khi họ chỉ ra được những yêu cầu bất khả kháng cho sự vận hành công việc từ các vấn đề trên. (Ví dụ; Nhà thờ có thể hỏi mục sư xin gia nhập về vấn đề tôn giáo của riêng cá nhân đó…)

Không có cá nhân nào bị buộc phải cung cấp những thông tin riêng tư cá nhân và trong quá trình tuyển dụng cũng luôn khuyến khích việc phỏng vấn cần bám sát với những yêu cầu thực tế về công việc. Nếu bạn muốn hỏi về những yếu tố cá nhân bên ngoài, hãy hỏi theo một hướng mở hơn về cuối buổi nói chuyện kiểu như sau: “Chúng tôi đang tìm kiếm những mẫu người chan hòa và nhiệt huyết trong cả cuộc sống bên trong và bên ngoài công việc. Bạn sẽ mô tả chi tiết về bản thân mình như thế nào trước yêu cầu đó?”.

 

Bước 2: Hãy thận trọng với những phán xét ban đầu.

 

Mục đích: Chọn cá nhân phù hợp nhất cho công việc chứ không phải chọn một người phù hợp với bản thân mình.

Cũng sẽ là lẽ tự nhiên nếu như bạn đã có thể đưa ra những đánh giá ngay về ứng viên trong vài phút đầu, ngay khi tiếp xúc với ứng viên phỏng vấn. Ở một mức độ nào đó, bạn đã vận dụng một giác quan thứ sáu ở bên trong mình để làm cơ sở đánh giá con người. Nhưng hãy nhớ tin tưởng và đi kỹ càng hết lộ trình đã định của một cuộc phỏng vấn. Người ta thấy rằng rất nhiều nhân viên xuất sắc đã không có được những ấn tượng đẹp đẽ ngay từ ban đầu, nhưng những sở trường của họ sẽ bộc lộ dần dần theo thời gian bạn làm việc cùng họ.

 

*Ví dụ nghiên cứu

 

Nhà tâm lý học Charles Handler của công ty ‘Rocket-Hire.com’ – một đơn vị chuyên tư vấn cho rất nhiều công ty trong quá trình thuê mướn lao động nói: “Khi tôi tiến hành giảng dạy đào tạo cho những cán bộ phỏng vấn, tôi nhận thấy rằng mọi người khi gặp một ứng viên không như mong muốn thường có xu hướng không muốn nói chuyện tiếp, họ muốn đứng dậy và nói ngay câu “Không phù hợp, xin cảm ơn”. Nhưng bạn nên có một phút cân nhắc lại về việc làm này. Nên tạm dừng thái độ phán xét trong phỏng vấn và nghĩ về quá trình tiếp nhận thêm thông tin để có thể ra được một quyết định tuyển dụng đúng khi buổi phỏng vấn kết thúc.

 

Handler cho rằng trong nhiều trường hợp nhà tuyển dụng đã sa vào mong muốn tuyển được những cá nhân sao cho thật giống và phù hợp với mình. Điều cốt yếu là hãy giảm tích chất chủ quan của mình và lái cuộc phỏng vấn gắn chặt với công việc. Hãy nhớ rằng bạn muốn tạo nên một nhóm làm việc đa dạng trong cá tính, đa chiều và tài năng. Vấn đề cốt yếu ở đây là việc xác định rõ khi nào những chi tiết thông tin cá nhân liên quan tới những thói quen, khẩu vị văn hóa, và những nỗ lực bên ngoài khác sẽ tác động tới công việc của 1 cá nhân. Nếu như bạn quá dễ dàng trong việc đánh giá một ứng viên chỉ thông qua một vài điểm chung về sở thích với 1 cuốn sách hay 1 đĩa nhạc, bạn sẽ không thể tập trung được vào những thông tin thực tế tồn tại về các khả năng và sự phù hợp.

 

*Những khía cạnh nhân loại học

 

Mặc dù được thành lập từ cánh đây chỉ một vài năm, chuỗi cửa hàng bán đồ tạp hoá ‘New Seasons’ tại Portland, Oregon, đã có 9 cửa hàng và đang phát triển khá nhanh chóng. Công ty luôn quan tâm tới sự phát triển của tổ chức việc hoàn thiện các sản phẩm hướng tới phục vụ tốt cho cuộc sống. Công ty luôn thực hiện việc khen ngợi động viên cổ vũ thường xuyên kịp thời cho các công nhân của mình – đó là một hoạt động mà bạn không thể nào gượng gạo làm cho qua chuyện, nó khác với kiểu nhoẻn miệng chào buổi sáng mà ta vẫn thấy. Nhà tuyển dụng Bill Tolbert – người được đào tạo từ chuyên ngành văn hoá nhân loại học nói rằng: điều chủ yếu là cần tìm ra được những người thực sự mong muốn được thuộc về tổ chức đó. Vì thế khi dẫn dắt một cuộc phỏng vấn, ông thực hiện triệt để việc tìm kiếm, tìm hiểu về những cảm xúc của ứng viên, về cuộc sống, tính cách cá nhân, những vấn đề người ta đang quan tâm nhất và làm cách nào để công ty có thể phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của ứng viên.

 

Ông nói: "Tôi không nghĩ một cuộc phỏng vấn cần thiết có quá nhiều câu hỏi, tôi luôn lái cuộc phỏng vấn ra khỏi những câu hỏi khuôn mẫu và mở ra tất cả trước mặt người đối thoại. Tôi muốn lắng nghe những điều mà ứng viên đang thấy say mê hào hứng nhất, những việc mà họ thích làm nhất. Có thể đó là việc say mê trượt tuyết, cũng có thể là việc dạo chơi qua tất cả các viện bảo tàng trong thành phố, bất kỳ điều gì. Tôi lắng nghe tất cả và tự tìm ra một thông điệp từ đằng sau tất cả những thông tin đó".

 

Tolbert ủng hộ quan điểm chú ý tới những thái độ mà ứng viên có thể sẽ hướng tới, các mục đích mong muốn mà họ đã đặt ra, những đích ngắm này có thể thuộc về sự nghiệp hay sở thích riêng hoặc cũng có thể là một điều gì nằm giữa. Liệu công việc mà họ đang cố gắng thi tuyển vào có phù hợp với bản thân họ? Liệu thái độ của họ có bị thay đổi khi những mục tiêu của họ không ở cùng chiều với mục tiêu của các công việc? Đối với một số người thì họ sẽ có một sự cân bằng giữa công việc và sở thích, với một số khác thì công việc chỉ như là nơi để họ giết thời gian cho tới khi hết 8 tiếng. Tolbert nói rằng ông mong muốn kiếm được những ứng viên đầy sức sống, nghị lực, biết cân bằng giữa cuộc sống & công việc và cũng không đặt ra một hàng rào tâm lý nào giữa công việc và sở thích. “Chúng ta khả năng hướng dẫn cho một cá nhân hoàn thiện tiến tới một cấp bậc trình độ tay nghề rất cao, nhưng thứ mà chúng ta không thể làm được đó là thay đổi một con người".

 

Bước 3: Hãy hỏi thật nhiều các câu hỏi về hành vi / thói quen

 

Mục tiêu: Giữ ứng viên bám chặt với những kỹ năng và thông tin thực tế liên quan tới công việc.

 

Những câu hỏi về thói quen là những câu hỏi yêu cầu ứng viên đưa ra những ví dụ về những kinh nghiệm trước đây và trình bày cách họ đã sử dụng những kỹ năng đặc biệt liên quan tới công việc. Chúng là những cơ hội tốt cho ứng viên thể hiện những câu chuyện về khả năng lãnh đạo hay những mô tả về chất lượng công việc tuyệt vời trước đây. Ứng viên có thể trả lời ngay một câu trả lời kiểu như: “Tôi đã đem lại cho công ty cũ một tác phong rất chuyên nghiệp trong công việc của mình”. Nhưng những điều này thực tế ai cũng có thể nói và hoàn toàn chẳng mang ý nghĩa gì cho cuộc phỏng vấn trừ khi họ xác thực được cụ thể việc họ đã triển khai các nhiệm vụ đó như thế nào.

 

*Mẹo kỹ thuật

 

Một nhà tuyển lựa chuyên nghiệp phải chọn lọc được ra những điều mình cần qua những thông tin mà ứng viên cung cấp để nhận ra những gì chỉ rõ các kinh nghiệm và khả năng từ một cá nhân. Ví dụ, trong những câu chuyện của ứng viên có thể chỉ ra mức cân bằng trong xúc cảm của ứng viên trong những thứ tự được coi là quan trọng. Brant Williams – nhà điều phối tuyển dụng cho Adidas, Mỹ nói: “Một ứng viên không thể nào chịu tất cả trách nhiệm về tất cả các công việc trong một TEAM, vì thế bạn cần yêu cầu ứng viên chỉ ra vai trò cụ thể của cá nhân đó và làm cách nào họ đã đóng góp vào cho những sản phẩm của TEAM”. Phân tích tỉ mỉ ý nghĩa của những điều ứng viên đã trình bày đòi hỏi bạn có một sự tập trung chú ý cao độ, vì thế hãy viết ngay ra giấy những câu trả lời bạn cho là cần kiểm tra lại và cả những câu trả lời ứng viên đã trả lời rõ ràng mạch lạc.

 

*Ví dụ về những câu hỏi hành vi / thói quen

 

* Nếu bạn đang cần tìm kiếm một người có khả năng lãnh đạo, hãy hỏi như sau: “Hãy kể cho tôi về một công việc có ý nghĩa mà bạn đã hoàn thành khi còn ở đơn vị cũ mà bạn dám chắc rằng nếu bạn không ở đó thì công việc này đã không thể nào được triển khai"

* Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng viên có khả năng giao tiếp tốt, hãy hỏi như sau: “Hãy kể về một tình huống trong đó bạn đã thuyết phục được các thành viên trong nhóm làm công việc theo cách của bạn. Hiệu quả của công việc sau đó là như thế nào? "

* Nếu bạn đang tìm kiếm một nhân viên dịch vụ khách hàng, hãy hỏi như sau: “Hãy kể cho tôi nghe về một tình huống mà bạn đã phải đối mặt giải quyết khi khách hàng không hài lòng và nổi giận"

 

(Trích cuốn sách "50 câu hỏi hành vi / thói quen phỏng vấn cơ bản ")

 

Bước 4: Hãy đưa cho ứng viên một quả ‘bóng méo’

 

Mục tiêu: Bắt ứng viên vận dụng hết khả năng trí tuệ.

 

Mặc dù phần lớn của cuộc phỏng vấn nên tập trung vào những vấn đề thực tế, nhưng hãy thỉnh thoảng đưa ra những câu hỏi trừu tượng, khó hiểu, không có câu trả lời đúng hay sai để thử thách khả năng lập luận, quan điểm và sự dàn xếp của ứng viên. Với cùng một câu hỏi “Vì sao bầu trời lại có màu xanh?”, một ứng viên cứng nhắc có thể có gắng ‘lên mặt’ với những lý thuyết khoa học về khí hậu và khí quyển hoặc nó cũng có thể mạng lại những câu trả lời thông minh qua các vấn đề về con người, văn hoá và nghệ thuật khác. Scott Pitasky – phụ trách chung về tuyển dụng của Microsoft nói “Nếu bạn là nhà lãnh đạo, bạn cần có những cách suy nghĩ khác nhau từ các thành viên của nhóm, nếu không bạn cũng sẽ buộc phải kết thúc tất cả với một tập thể rất tài năng nhưng không chịu thay đổi, lúc nào cũng chỉ có một câu trả lời cho mọi vấn đề”. Những câu hỏi như vậy cũng có thể là thước đo cho thái độ, hành vi. Nếu một ứng viên tròn mắt và nhún vai không biết trả lời sao thì có lẽ cá nhân này cũng sẽ không thích hợp cho những công việc quan trọng trong tương lai.

 

*Tại sao Microsoft ‘thích’ những hố cống?

 

Một trong những câu hỏi mơ hồ mà những ứng viên thi vào Microsoft thường bị hỏi đó là: “Tại sao nắp hố cống thường có hình tròn?" Brian Groth - Một cán bộ nhiều năm công tác tại công ty đã tiến hành tổng kết và đưa ra các câu trả lời mà ông thích nhất như sau:

* Bởi vì miệng cống có hình tròn.

* Bởi vì các loài động vật cũng đào hố với hình tròn, vì thế hình tròn sẽ khiến con người thấy gần tự nhiên hơn.

* Bởi vì sẽ dễ lăn cái nắp cống hơn là mang vác chúng.

* Bởi vì hình tròn sẽ khó bị lọt cạnh xuống hố hơn các hình đa giác khác.

* Bởi vì cũng dề đổ kim loại lỏng vào một chiếc khuôn tròn hơn là một chiếc khuôn góc cạnh.

 

Bước 5: Duy trì sự kiên định trong suốt quá trình phỏng vấn

 

Mục tiêu: Thiết lập một hệ thống đánh giá và phân tích những thông tin thu thập được.

 

Những triết lý về tuyển dụng luôn thay đổi: Sự cân nhắc trong việc đề cao giữa yếu tố kinh nghiệm và những yếu tố tài năng, lãnh đạo quan chủ và cách làm việc nhóm, kiểm tra phỏng vấn về tính cách cá nhân và kỹ năng giải quyết vấn đề hay những bản tóm lược và phỏng vấn truyền thống. Với một ngân hàng câu hỏi về tất cả các khía cạnh trên, bạn nên chọn xu hướng đa dạng hoá trong việc lên chuẩn tuyển dụng cho công ty. Nhưng khi đã có trong tay một nhóm câu hỏi và tiêu chí tìm kiếm, hãy kiên định tất cả trong cuộc phỏng vấn. Sử dụng cùng một bảng hỏi và các tiêu chí ưu tiên như nhau cho tất cả các ứng viên sẽ giúp bạn thiết lập cấu trúc xắp xếp các thông tin ứng viên đã cung cấp trong các câu trả lời. Bạn có thể đã thấy một số phương pháp tuyển dụng chính xác đến độ: tại đó mỗi thành viên giám khảo đều có thể cho điểm cụ thể ngay sau mỗi câu trả lời từ ứng viên. Tất nhiên sau quá trình tuyển dụng, công việc không bao giờ nhất định phải thuộc về tay ứng viên có tổng số điểm cao nhất. Nhưng một cuộc tuyển dụng mà tại đó người ta có khả năng so sánh ngang song song các câu trả lời từ các ứng viên tham gia sẽ giúp ban giám khảo dần hé lộ một phương pháp, công cụ cho sự ‘cân đo’ mức phù hợp.

 

*Thu âm hay không thu âm cuộc phỏng vấn?

 

Hãy xem xét việc tiến hành thu âm hay thu hình quá trình phỏng vấn. Sử dụng một máy quay camera có thể gây một tâm lý e dè cho ứng viên hoặc cũng có thể làm cho công ty của bạn có vẻ gì đó hơi trịnh thượng và ‘mafia’. Nhưng rất nhiều công ty lớn, bao gồm cả Xerox và Verizon, hiện nay đều tiến hành thực hiện những phỏng vấn ban đầu bằng điện thoại, đó là cách hết sức tự nhiêm để thu âm toàn bộ tiến trình phỏng vấn. Băng thu âm sẽ có thể được xem xét nghiên cứu lại trong trường hợp bạn vì lý do khách quan đã bỏ lỡ phần nào đó trong cuộc phỏng vấn. Hoặc đây cũng là tài liệu để ra quyết định tuyển dụng ở cấp cao hơn khi quá trình phỏng vấn hiện tại gặp nhiều ý kiến trái chiều từ các thành viên ban giám khảo. Nếu không các thức này cũng sẽ tạo nên một sự minh bạch rõ ràng trong cả quá trình phỏng vấn.

 

(HRclub.com.vn)

 


Last Updated on Tuesday, 26 August 2008 17:20
 
BÀI VIẾT KHÁC TRONG MỤC
HRclub.vn